1. ACCEPTATION, PORTÉE, MODIFICATIONS

1.1. Toute consultation, utilisation ou navigation sur le Site Web, incluant le fait d’y accéder, constitue une reconnaissance de votre part que vous avez lu, compris et accepté d’être lié par la présente Politique.

1.2. En accédant à notre Site Web, en l’utilisant ou en nous communiquant des renseignements personnels, vous reconnaissez avoir pris connaissance de la présente Politique et consentez à la collecte, à l’utilisation, à la communication, à la conservation et à la destruction de vos renseignements personnels conformément aux modalités qui y sont prévues, et selon toute modification qui y est apportée.

1.3. La présente Politique s’applique également aux renseignements personnels des représentants, administrateurs, dirigeants, employés, consultants ou autres personnes agissant pour le compte d’une entreprise ou d’une organisation qui communiquent avec NEXUMFORMA ou utilisent notre Site Web. Toute personne qui nous transmet des renseignements personnels concernant un tiers déclare être autorisée à le faire et, lorsque les lois applicables l’exigent, avoir obtenu tous les consentements nécessaires à cette fin.

1.3. La présente Politique ne s’applique toutefois pas aux sites Web, plateformes, applications ou services exploités par des tiers, même s’ils sont accessibles au moyen d’un hyperlien figurant sur notre Site Web. Nous vous encourageons à consulter les politiques de confidentialité de ces tiers avant de leur communiquer des renseignements personnels.

2. LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS QUE NOUS RECUEILLONS

2.1. Selon la nature de vos interactions avec NEXUMFORMA, nous pouvons recueillir différents types de renseignements personnels, notamment ceux que vous choisissez de nous communiquer directement ainsi que certains renseignements recueillis automatiquement lors de votre utilisation de notre Site Web. Les catégories de renseignements personnels que nous pouvons recueillir comprennent notamment :

a) Renseignements d’identification et coordonnées

• votre prénom et votre nom;

• votre titre ou votre poste;

• le nom de votre entreprise ou de votre organisation;

• votre adresse courriel;

• votre numéro de téléphone;

• votre adresse postale;

• toute autre information permettant de vous identifier ou de communiquer avec vous.

b) Renseignements que vous nous communiquez volontairement

Nous recueillons également tout renseignement que vous choisissez de nous transmettre, notamment lorsque vous :

• remplissez un formulaire sur notre Site Web;

• communiquez avec nous par courriel, téléphone ou autrement;

• vous inscrivez à notre infolettre;

• téléchargez une publication, un guide, un modèle ou toute autre ressource;

• participez à une formation, un webinaire, une conférence ou un autre événement;

• nous transmettez des documents, pièces jointes, commentaires ou toute autre information.

Le contenu de vos communications, incluant toute information, tout document ou toute pièce jointe que vous choisissez de nous transmettre, peut également constituer un renseignement personnel.

c) Renseignements recueillis automatiquement

Lorsque vous consultez notre Site Web, certains renseignements techniques peuvent être recueillis automatiquement, notamment :

• votre adresse IP;

• votre navigateur Internet;

• votre système d’exploitation;

• le type d’appareil utilisé;

• les pages consultées;

• la date, l’heure et la durée de votre visite;

• les pages de provenance et de destination;

• les renseignements recueillis au moyen de témoins de connexion (cookies) et de technologies similaires;

• tout autre renseignement technique généré par votre navigation.

Nous ne recueillons que les renseignements personnels raisonnablement nécessaires aux fins décrites dans la présente Politique ou autrement autorisées ou exigées par les lois applicables.

3. UTILISATION DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

3.1. Nous pouvons recueillir et utiliser vos renseignements personnels notamment afin de:

3.1.1. répondre à vos demandes de renseignements, donner suite à vos communications, assurer un suivi relativement à vos échanges avec nous et vous fournir les informations demandées concernant nos services, formations, publications ou autres activités de NEXUMFORMA.

3.1.2. maintenir et gérer nos relations avec vous ou avec l’organisation que vous représentez, notamment pour évaluer vos besoins, déterminer les services pouvant être pertinents, administrer nos échanges et assurer la gestion de nos activités professionnelles.

3.1.3. analyser l’utilisation de notre Site Web, d’améliorer son contenu, ses fonctionnalités, son accessibilité et l’expérience offerte aux utilisateurs.

3.1.4. protéger la sécurité de notre Site Web, prévenir les activités frauduleuses ou malveillantes, assurer la gestion de nos systèmes, maintenir l’intégrité de nos services et protéger nos droits et intérêts.

3.1.5. respecter nos obligations légales, réglementaires, professionnelles et déontologiques, ainsi que pour établir, exercer ou défendre nos droits et recours.

3.2. Nous pouvons utiliser vos coordonnées afin de vous transmettre des communications pouvant être pertinentes, notamment :

• notre infolettre;

• des articles, publications ou ressources;

• des invitations à des formations, événements ou activités;

• des informations concernant nos services;

• toute autre communication liée aux activités de NEXUMFORMA.

4. COMMUNICATION DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

4.1. NEXUMFORMA ne vend ni ne loue vos renseignements personnels avec des tiers à des fins commerciales. Nous communiquons vos renseignements personnels uniquement lorsque cela est nécessaire aux fins décrites dans la présente Politique, ou lorsque vous y avez consenti autrement ou encore lorsque la communication est permise ou exigée par les lois applicables.

4.2. Dans le cadre de nos activités, certains renseignements personnels peuvent être communiqués à des fournisseurs de services ou à des partenaires qui nous assistent dans l’exploitation de notre cabinet et dans la gestion de nos activités, notamment des fournisseurs de services technologiques, d’hébergement, de gestion de communications, de diffusion d’infolettres, de maintenance, de sécurité informatique ou tout autre fournisseur dont les services sont nécessaires au fonctionnement de notre Site Web ou à la prestation de nos services.

4.3. Lorsque nous faisons appel à des fournisseurs qui peuvent avoir accès à vos renseignements personnels, nous prenons des mesures raisonnables afin de nous assurer que ces renseignements soient utilisés uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été communiqués et qu’ils soient protégés conformément aux exigences applicables en matière de protection des renseignements personnels.

4.4. Dans certaines circonstances, vos renseignements personnels peuvent être communiqués à des professionnels, consultants ou autres intervenants lorsque cela est nécessaire dans le cadre de nos activités ou afin de répondre à votre demande. Dans tous les cas, nous limitons la communication de vos renseignements personnels aux seules informations nécessaires aux fins applicables.

5. CONSERVATION ET DESTRUCTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

5.1. NEXUMFORMA conserve vos renseignements personnels uniquement pendant la période nécessaire pour atteindre les fins pour lesquelles ils ont été recueillis, pour répondre à nos obligations légales, réglementaires et professionnelles, ainsi que pour protéger nos droits et intérêts légitimes.

5.2. La durée de conservation de vos renseignements personnels peut varier selon la nature des renseignements recueillis, le contexte dans lequel ils ont été obtenus, les fins pour lesquelles ils sont utilisés ainsi que les obligations qui nous sont applicables. Par conséquent, certains renseignements peuvent être conservés pour une période plus longue lorsque cela est nécessaire ou permis par les lois applicables, notamment afin de maintenir des registres appropriés, documenter nos communications, gérer nos relations professionnelles, répondre à des demandes, prévenir la fraude ou établir, exercer ou défendre nos droits et recours.

5.3. Lorsque vos renseignements personnels ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis et qu’aucune obligation légale, réglementaire, professionnelle ou autre motif légitime ne justifie leur conservation, ceux-ci sont détruits de manière sécuritaire ou anonymisés conformément à nos pratiques internes de gestion des renseignements personnels. Nous mettons en place des mesures raisonnables afin de veiller à ce que les renseignements personnels conservés soient protégés pendant toute leur période de conservation et qu’ils soient éliminés de façon appropriée lorsque leur conservation n’est plus requise.

6. SÉCURITÉ DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

6.1. NEXUMFORMA prend des mesures raisonnables afin d’assurer la protection et la confidentialité des renseignements personnels qui sont sous son contrôle. Ces mesures sont adaptées à la nature des renseignements recueillis, à leur sensibilité, aux fins pour lesquelles ils sont utilisés ainsi qu’aux risques associés à leur traitement.

6.2. Afin de protéger vos renseignements personnels contre la perte, l’accès, l’utilisation, la communication ou la modification non autorisée, NEXUMFORMA met notamment en place des mesures de protection comprenant :

• la limitation de l’accès aux renseignements personnels aux seules personnes qui doivent y avoir accès dans le cadre de leurs fonctions;

• l’utilisation de mesures d’authentification et de mots de passe complexes permettant de protéger l’accès aux comptes et aux outils utilisés dans le cadre de nos activités;

• l’utilisations d’engagements de confidentialité et une sensibilisation appropriée des personnes ayant accès à ces renseignements;

• l’utilisation de fournisseurs technologiques sélectionnés avec diligence et offrant des mesures de sécurité appropriées pour les services utilisés dans le cadre de nos activités;

• la mise à jour raisonnable de nos outils technologiques et la prise de mesures visant à réduire les risques liés à l’utilisation de systèmes électroniques;

• la conservation des renseignements personnels uniquement pour la durée nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis ou afin de respecter nos obligations légales, réglementaires et professionnelles;

• la destruction sécuritaire ou l’anonymisation des renseignements personnels lorsqu’ils ne sont plus nécessaires et qu’aucune obligation ne justifie leur conservation.

7. INCIDENTS DE CONFIDENTIALITÉ

7.1. Malgré les mesures mises en place, aucun système informatique, aucune méthode de transmission électronique ou aucun mode de conservation des renseignements n’offre une sécurité absolue. Par conséquent, bien que NEXUMFORMA prenne des mesures raisonnables afin de protéger vos renseignements personnels, nous ne pouvons garantir qu’aucun incident de confidentialité, accès non autorisé ou utilisation abusive ne surviendra.

7.2. Si NEXUMFORMA constate un incident de confidentialité impliquant des renseignements personnels, nous prendrons les mesures appropriées conformément aux exigences prévues par les lois applicables, incluant notamment l’évaluation de l’incident, la mise en œuvre de mesures correctives et les avis requis, lorsque applicables.

8. TÉMOINS DE CONNEXION ET TECHNOLOGIES DE SUIVI

8.1. Lorsque vous visitez le Site Web de NEXUMFORMA, certaines informations peuvent être recueillies automatiquement afin de nous permettre de mieux comprendre l’utilisation du Site Web, d’en assurer le bon fonctionnement et d’améliorer continuellement l’expérience offerte aux visiteurs. Ces informations sont recueillies au moyen de certaines technologies, notamment les témoins de connexion (« cookies ») et technologies similaires. Un témoin de connexion est un petit fichier enregistré sur votre appareil lors de votre navigation, qui permet notamment au Site Web de reconnaître certaines informations relatives à votre visite. Ces technologies ne permettent généralement pas de vous identifier directement, mais peuvent recueillir certains renseignements techniques associés à votre utilisation du Site Web.

8.2. Les renseignements ainsi recueillis peuvent notamment inclure des informations relatives à votre appareil, votre navigateur, votre adresse IP, les pages consultées, la durée de votre visite, les interactions effectuées sur le Site Web ainsi que des données générales concernant votre navigation.

8.3. NEXUMFORMA peut utiliser ces renseignements afin de mieux comprendre les besoins et les intérêts des visiteurs, d’optimiser le contenu présenté sur le Site Web, d’améliorer ses fonctionnalités, de mesurer la performance de ses communications numériques et de maintenir un environnement de navigation efficace et sécuritaire.

8.4. Certains outils ou fonctionnalités utilisés sur notre Site Web peuvent être fournis par des tiers qui pourraient recueillir ou traiter certaines informations conformément à leurs propres politiques de confidentialité.

9. ABSENCE DE RELATION PROFESSIONNELLE

9.1. Tel que précisé dans nos Conditions d’utilisation, le fait de communiquer avec NEXUMFORMA par l’entremise du Site Web, d’un formulaire de contact, d’une adresse courriel, d’un outil de prise de rendez-vous ou de tout autre moyen de communication mis à votre disposition ne crée pas, en soi, une relation avocat-client, une relation de conseiller juridique ou tout autre mandat professionnel entre vous et NEXUMFORMA.

9.2. Les renseignements que vous choisissez de nous transmettre avant l’établissement d’une relation professionnelle peuvent être utilisés afin de répondre à votre demande, d’évaluer la nature de vos besoins, de communiquer avec vous et de déterminer si NEXUMFORMA est en mesure de vous accompagner. La transmission de renseignements ne garantit toutefois pas l’acceptation d’un mandat ou l’ouverture d’un dossier.

9.3. Avant d’accepter tout mandat, NEXUMFORMA peut notamment devoir effectuer certaines vérifications, incluant des vérifications liées aux conflits d’intérêts, à la conformité de nos obligations professionnelles et à notre capacité d’agir dans le cadre demandé.

9.4. Bien que NEXUMFORMA accorde une grande importance à la confidentialité des renseignements qui lui sont communiqués, nous vous invitons à éviter de transmettre, par l’entremise du Site Web ou d’un moyen de communication électronique non sécurisé, des renseignements hautement confidentiels, sensibles ou urgents avant qu’une relation professionnelle n’ait été officiellement établie.

9.5. Vous demeurez responsable de l’exactitude et de la pertinence des renseignements que vous choisissez de nous transmettre. NEXUMFORMA ne peut être tenue responsable des conséquences découlant de renseignements incomplets, inexacts ou transmis sans les précautions appropriées.

9.6. Lorsque NEXUMFORMA accepte un mandat professionnel, les renseignements recueillis dans le cadre de ce mandat sont alors traités conformément aux obligations légales et déontologiques applicables aux membres du Barreau du Québec.

10. RETRAIT DU CONSENTEMENT

10.1. Lorsque la collecte, l’utilisation ou la communication de vos renseignements personnels repose sur votre consentement, vous pouvez retirer celui-ci en tout temps, sous réserve des limites prévues par les lois applicables.

10.2. Vous pouvez notamment retirer votre consentement à recevoir des communications de nature promotionnelle, telles que notre infolettre, nos publications, nos invitations à des formations ou événements, ou toute autre communication similaire. Vous pouvez également nous demander de cesser d’utiliser vos renseignements personnels à certaines fins qui ne sont pas nécessaires à la prestation de services ou à la gestion de nos activités.

10.3. Le retrait de votre consentement n’a toutefois pas d’effet rétroactif et ne remet pas en question la légalité de l’utilisation ou du traitement de vos renseignements personnels effectué avant ce retrait. De plus, le retrait de votre consentement ne signifie pas nécessairement que nous supprimerons immédiatement ou automatiquement l’ensemble des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet.

10.4. Certains renseignements personnels peuvent continuer d’être conservés et utilisés malgré le retrait de votre consentement lorsque cela est nécessaire ou permis par les lois applicables, notamment afin de respecter nos obligations légales, réglementaires ou professionnelles, de maintenir des dossiers et registres appropriés, de documenter nos communications, de gérer nos relations professionnelles, de répondre à des demandes, de prévenir la fraude ou d’établir, d’exercer ou de défendre nos droits et recours.

10.5. Dans certaines situations, le retrait de votre consentement pourrait également avoir pour conséquence de limiter notre capacité à vous fournir certains services, à répondre adéquatement à une demande ou à maintenir certaines communications avec vous. Lorsque le retrait de votre consentement entraîne de telles conséquences, nous vous en informerons dans la mesure raisonnablement possible.

10.6. Pour retirer votre consentement ou modifier vos préférences de communication, vous pouvez communiquer avec NEXUMFORMA aux coordonnées indiquées dans la présente Politique. Nous traiterons votre demande conformément aux exigences prévues par les lois applicables.

11. MISE À JOUR ET EXACTITUDE DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

11.1. NEXUMFORMA s’efforce de maintenir des renseignements personnels exacts, complets et à jour dans la mesure nécessaire aux fins pour lesquelles ils sont utilisés. Toutefois, l’exactitude des renseignements que nous détenons dépend également de l’information que vous choisissez de nous fournir.

11.2. Nous vous demandons de nous informer sans délai de tout changement concernant vos renseignements personnels afin de nous permettre de maintenir des informations à jour dans nos systèmes, respecter vos droits fondamentaux et protéger vos renseignements de l’accès par des tiers. Cela peut notamment inclure un changement de nom, de poste, de fonction, d’employeur, d’entreprise, d’adresse courriel professionnelle, de numéro de téléphone ou de toute autre coordonnée pertinente.

11.3. Par exemple, si vous changez d’emploi, quittez une organisation, assumez de nouvelles fonctions ou souhaitez que vos communications soient associées à de nouvelles coordonnées professionnelles, vous pouvez communiquer avec nous afin que nous mettions à jour les renseignements que nous détenons à votre sujet.

11.4. Vous pouvez également nous contacter afin de demander la correction de renseignements personnels que vous estimez inexacts, incomplets ou désuets. NEXUMFORMA prendra les mesures raisonnables afin d’examiner votre demande et d’apporter les modifications appropriées lorsque cela est approprié.

11.5. Toutefois, la mise à jour de vos renseignements personnels n’a pas pour effet d’exiger la modification ou la suppression de documents historiques, de communications antérieures ou de renseignements qui doivent être conservés afin de respecter nos obligations légales, réglementaires ou professionnelles, de maintenir l’intégrité de nos dossiers ou de protéger nos droits et recours.

11.6. Pour toute demande de mise à jour ou de rectification de vos renseignements personnels, vous pouvez communiquer avec NEXUMFORMA aux coordonnées indiquées dans la présente Politique.

12. UTILISATION D’UNE ADRESSE COURRIEL PROFESSIONNELLE ET ACCÈS AUX RESSOURCES DE NEXUMFORMA

12.1. Dans le cadre de ses activités, NEXUMFORMA offre principalement des services, publications, formations, outils et ressources destinés aux organisations, aux employeurs, aux gestionnaires et aux professionnels au Québec, impliqués dans la gestion des ressources humaines et des relations de travail.

12.2. Afin d’assurer la sécurité de nos communications, de limiter les utilisations abusives ou inappropriées de nos ressources et de mieux adapter nos échanges au contexte professionnel des personnes qui interagissent avec nous, NEXUMFORMA requiert l’utilisation d’une adresse courriel professionnelle associée à une entreprise ou une organisation, plutôt qu’une adresse courriel personnelle.

12.3. Lorsque vous vous inscrivez à notre infolettre, téléchargez un guide, un outil, un modèle ou toute autre ressource offerte sur notre Site Web, nous vous demandons de fournir certaines informations professionnelles, notamment votre nom, votre poste, le nom de l’entreprise ou de l’organisation pour laquelle vous travaillez ou collaborez ainsi qu’une adresse courriel professionnelle valide et à jour. Ces renseignements nous permettent notamment de vérifier la légitimité des demandes, de prévenir les inscriptions frauduleuses ou automatisées, de protéger nos ressources et de personnaliser nos communications en fonction des réalités professionnelles des personnes qui les reçoivent. Dans ce contexte, NEXUMFORMA se réserve le droit de refuser, suspendre ou retirer l’accès à une infolettre, à un téléchargement ou à toute autre ressource lorsque les renseignements fournis sont incomplets, inexacts, désuets, non vérifiables ou ne permettent pas d’établir un lien professionnel suffisant avec une organisation.

12.4. Vous êtes responsable de fournir des renseignements exacts, complets et véridiques lors de votre inscription ou lorsque vous nous transmettez des informations. Toute information fausse, inexacte, incomplète ou trompeuse pourrait entraîner le refus d’accès aux ressources demandées, la suspension ou le retrait de votre inscription, ainsi que toute autre mesure appropriée selon les circonstances et les droits dont dispose NEXUMFORMA en vertu des lois applicables.

12.5. Cette collecte d’informations vise notamment à assurer la pertinence de nos communications, à protéger la qualité de nos ressources professionnelles et à maintenir une relation transparente avec les personnes et organisations qui interagissent avec NEXUMFORMA.

13. MODIFICATION DE LA PRÉSENTE POLITIQUE

13.1. NEXUMFORMA peut mettre à jour la présente Politique afin de tenir compte de l’évolution de ses pratiques, de ses services, de ses outils technologiques ou des changements aux lois applicables en matière de protection des renseignements personnels.

13.2. Toute modification apportée à la présente Politique prendra effet dès sa publication sur le Site Web, sauf indication contraire. La version en vigueur sera toujours celle publiée sur le Site Web à la date de votre consultation.

13.3. Lorsque des modifications importantes sont apportées, notamment lorsqu’elles concernent de façon significative la collecte, l’utilisation ou la communication de vos renseignements personnels, NEXUMFORMA prendra les mesures raisonnables afin de vous en informer, lorsque requis par les lois applicables.

13.4. Nous vous encourageons à consulter régulièrement la présente Politique afin de demeurer informé de nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels.

14. LIMITATION DE RESPONSABILITÉ ET LOIS APPLICABLES

14.1. La présente Politique est régie et doit être interprétée conformément aux lois en vigueur dans la province de Québec ainsi qu’aux lois fédérales applicables au Canada. Toute réclamation, contestation ou procédure découlant de l’interprétation, de la validité, de l’application ou de l’exécution des présentes, ou liée de quelque manière que ce soit à la présente Politique, devra être intentée exclusivement devant les tribunaux compétents du district judiciaire de Longueuil, province de Québec.

14.2. Sans limiter la généralité de ce qui précède, NEXUMFORMA ne peut être tenue responsable des conséquences découlant de renseignements inexacts, incomplets, désuets ou trompeurs que vous nous avez fournis, incluant notamment une adresse courriel, un titre professionnel, un employeur ou toute autre information qui n’aurait pas été mise à jour en temps opportun.

14.3. Il vous appartient également de nous informer de tout changement pertinent concernant les renseignements personnels que vous nous avez transmis lorsque vous souhaitez que ceux-ci soient modifiés ou utilisés différemment. NEXUMFORMA ne peut être tenue responsable des communications ou informations transmises à partir des renseignements que vous avez fournis lorsque ceux-ci étaient, au moment de leur utilisation, les renseignements disponibles dans nos systèmes.

14.4. Dans la mesure permise par les lois applicables, NEXUMFORMA ne peut être tenue responsable des dommages, pertes ou préjudices résultant de circonstances hors de son contrôle raisonnable, notamment une interruption de service, une défaillance technologique, une utilisation non autorisée résultant d’une situation externe, une attaque informatique visant des systèmes hors de son contrôle ou tout autre événement indépendant de sa volonté.

14.5. NEXUMFORMA ne peut également être tenue responsable de l’utilisation, de l’interprétation ou de la communication de renseignements personnels par des tiers lorsque ces derniers agissent de manière indépendante ou contrairement aux obligations qui leur incombent.

14.6. Absence d’engagement quant au contenu des communications: L’inscription à l’infolettre de NEXUMFORMA vous permet de recevoir, lorsque possible du contenu liés à nos domaines d’expertise. Toutefois, votre inscription ne crée aucune obligation pour NEXUMFORMA de transmettre un nombre déterminé de communications, de fournir un contenu précis ou de traiter d’un sujet particulier. Le choix, la fréquence et la nature des contenus transmis demeurent à l’entière discrétion de NEXUMFORMA et peuvent varier en fonction de ses activités, de ses priorités éditoriales et de ses ressources.

14.7. NEXUMFORMA se réserve également le droit de modifier, suspendre ou interrompre ses communications en tout temps, sans préavis.

15. RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

15.1. Conformément aux lois applicables en matière de protection des renseignements personnels, NEXUMFORMA a désigné une personne responsable de la protection des renseignements personnels afin de veiller à l’application de la présente Politique et d’assurer le suivi des demandes, questions ou préoccupations relatives à la gestion des renseignements personnels.

15.2. Pour toute question concernant la présente Politique, pour exercer vos droits relativement à vos renseignements personnels, pour demander une mise à jour ou une rectification, ou pour formuler une plainte concernant la gestion de vos renseignements personnels, vous pouvez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées suivantes :

Responsable de la protection des renseignements personnels
NEXUMFORMA Conseillers Juridiques Inc.
Courriel : privacyofficer@nexumforma.com