Prévention du harcèlement et de la violence à caractère sexuel au travail: Votre politique interne est-elle conforme aux nouvelles exigences?

Au Québec, l'encadrement du harcèlement psychologique et des violences à caractère sexuel en milieu de travail a connu des évolutions législatives majeures. Lorsqu'une plainte ou un signalement survient, la politique interne de l'employeur est l'un des tout premiers documents examinés par la CNESST et les tribunaux. Avoir une simple politique dans un tiroir ne suffit pas; celle-ci doit refléter précisément vos pratiques, respecter les exigences légales, notamment de la Loi 42, et s'adapter aux réalités contemporaines de votre organisation (télétravail, risques psychosociaux, activités sociales, réseaux sociaux).

Pour vous accompagner dans l’analyse de ces situations, nous avons préparé un guide pratique qui présente les principaux éléments à considérer. Vous trouverez à la suite du guide une synthèse des notions essentielles qui y sont abordées et qui méritent d’être retenues.

Note: Ce guide complet est également disponible gratuitement en téléchargement PDF à la fin de l’article.

1. Les deux obligations fondamentales de l'employeur

En vertu de la Loi sur les normes du travail (LNT), l'employeur (ainsi que toute personne qui exerce le droit de gérance en son nom: RH, direction, gestionnaires) a deux responsabilités légales strictes:

1. Prévenir: Prendre tous les moyens raisonnables pour prévenir le harcèlement psychologique et la violence à caractère sexuel.

2. Faire cesser: Dès qu'une situation est portée à sa connaissance, peu importe le moyen ou le moment, prendre les moyens raisonnables pour y mettre fin.

2. Le calendrier des échéances réglementaires

Les exigences législatives s'échelonnent dans le temps:

• Depuis septembre 2024: La Loi 42 impose l'intégration de 9 éléments spécifiques dans la politique interne transmise à l'ensemble du personnel.

• D'ici le 27 mai 2027: Obligation d'offrir une information écrite claire ainsi qu'une procédure de plainte accessible sur la violence à caractère sexuel.

• D'ici le 27 mai 2028: Obligation de dispenser une formation sur la violence à caractère sexuel à tous les employés, à renouveler au minimum tous les 3 ans.

3. Les éléments obligatoires de votre politique

Conformément à l'article 81.19 de la Loi sur les normes du travail, votre politique de prévention doit traiter explicitement des aspects suivants:

1. L'identification, le contrôle et l'élimination des risques: L’employeur doit être en mesure d’identifier les facteurs qui peuvent favoriser l’apparition de situations problématiques dans son milieu de travail et d’intervenir lorsqu’ils sont repérés. La politique peut notamment prévoir des mécanismes permettant de recueillir de l’information sur le climat de travail, comme des sondages auprès des employés, des rencontres individuelles ou d’équipe, des mécanismes de rétroaction ou encore l’analyse des plaintes, signalements et situations antérieures. Des révisions périodiques permettent également de déterminer si certaines pratiques, méthodes de gestion, relations de travail ou conditions d’exercice présentent des risques particuliers.

   L’objectif est ensuite de prendre les mesures appropriées pour réduire ou éliminer les risques identifiés. Selon la situation, cela peut notamment passer par une modification de certaines pratiques de gestion, une intervention auprès d’une équipe, une formation ciblée, une clarification des rôles et responsabilités ou toute autre mesure adaptée au contexte.

2. L'information et la formation: La politique doit prévoir les moyens par lesquels les employés et les gestionnaires sont informés des comportements attendus, des ressources disponibles et des mécanismes prévus pour prévenir et traiter les situations de harcèlement. Cette information peut notamment porter sur les éléments qui permettent de reconnaître une situation de harcèlement, les comportements à adopter lorsqu’une situation préoccupante survient, la façon de faire un signalement ou une plainte ainsi que les personnes à qui s’adresser. La sensibilisation peut prendre différentes formes selon les besoins de l’organisation; notamment des formations, des séances d’information, des rappels périodiques, des communications internes ou la diffusion de ressources pertinentes.

   L’employeur peut également diriger les employés et les gestionnaires vers des formations en ligne, des guides, des outils de sensibilisation ou d’autres ressources offertes par des organismes reconnus, notamment la CNESST. Il est aussi pertinent de prévoir une formation ou une sensibilisation adaptée aux gestionnaires, compte tenu de leur rôle dans la prévention et dans la prise en charge initiale des situations portées à leur attention. Ils doivent notamment savoir comment recevoir une plainte ou un signalement, quelles mesures prendre immédiatement et à quel moment transmettre la situation à la personne désignée.

   L’objectif est de maintenir une information accessible et actualisée et de s’assurer que les personnes concernées savent non seulement que le harcèlement est interdit, mais également comment agir lorsqu’une situation survient.

3. Les conduites lors des activités sociales: La politique devrait préciser les règles de conduite applicables lors des activités sociales organisées par l’employeur ou qui sont autrement liées au travail, notamment les partys de Noël, 5 à 7, activités de reconnaissance, congrès, voyages professionnels ou autres événements auxquels participent des employés, gestionnaires ou membres de la direction. Le fait qu’une activité se déroule à l’extérieur des lieux habituels de travail ne signifie pas que les obligations de l’employeur et les règles de conduite cessent de s’appliquer.

   La politique peut notamment rappeler les attentes concernant la consommation d’alcool et de drogues, les comportements à caractère sexuel, le respect du consentement, les interactions entre collègues et les comportements intimidants, menaçants ou autrement inappropriés. Elle peut également préciser les limites applicables à la consommation d’alcool lors des événements organisés par l’employeur et les mesures pouvant être prises lorsqu’une personne adopte un comportement préoccupant. Il est également utile de préciser comment une situation survenue lors d’une activité sociale peut être portée à l’attention de l’employeur. La politique peut notamment prévoir la possibilité de faire un signalement de façon confidentielle ou, lorsque les circonstances le permettent, de manière anonyme, ainsi que les mécanismes permettant à l’employeur d’évaluer la situation et de déterminer les mesures appropriées.

   Ces précisions permettent de rappeler que les activités sociales demeurent visées par les règles de conduite de l’organisation et que les personnes qui y participent doivent pouvoir le faire dans un environnement respectueux et sécuritaire.

4. La procédure de plainte et de signalement: La politique doit rendre le processus suffisamment clair pour qu’une personne qui vit ou observe une situation préoccupante sache à qui s’adresser et comment le faire. Elle devrait préciser les différentes façons de transmettre une plainte ou un signalement, notamment verbalement ou par écrit, et indiquer les personnes auprès desquelles ils peuvent être faits.

   Il est également important de distinguer, lorsque nécessaire, une plainte formelle d’un signalement ou d’une demande d’intervention. Une personne peut vouloir porter une situation à l’attention de l’employeur sans nécessairement savoir si les faits constituent du harcèlement ou sans être prête à déposer une plainte formelle. La politique devrait aussi expliquer les principales étapes suivant la réception d’une plainte ou d’un signalement: accusé de réception, analyse de la situation, détermination des mesures à prendre, communication avec les personnes concernées et suivi de l’intervention. Le processus doit demeurer suffisamment précis pour être utile sans créer de délais ou d’obligations qui ne pourraient pas être respectés dans toutes les situations.

   + Les personnes désignées: Les employés doivent savoir clairement qui peut recevoir une plainte ou un signalement. La politique devrait donc identifier les personnes désignées, préciser leur rôle et fournir un moyen de les joindre. Il est également important de prévoir une solution de rechange lorsqu’une personne désignée est directement ou indirectement impliquée dans la situation, lorsqu’elle est en conflit d’intérêts ou lorsqu’elle n’est tout simplement pas la personne appropriée pour intervenir. La désignation d’une personne substitut permet notamment d’éviter qu’un employé se retrouve sans recours ou qu’une plainte soit transmise à une personne dont l’impartialité pourrait raisonnablement être remise en question.

5. Les mesures de protection: La politique devrait prévoir les mesures permettant de protéger les personnes concernées pendant le traitement d’une situation, notamment contre les représailles liées au fait d’avoir formulé une plainte, effectué un signalement ou participé au processus. Selon les circonstances, des mesures provisoires peuvent également être nécessaires avant même que les faits soient entièrement établis. Ces mesures ne constituent pas une conclusion sur le bien-fondé de la plainte. Elles visent plutôt à prévenir une aggravation de la situation et à assurer un environnement de travail adéquat pendant l’intervention. Il peut notamment s’agir d’un changement temporaire d’horaire, d’une modification des modalités de travail, du télétravail, d’une séparation fonctionnelle entre certaines personnes ou de toute autre mesure raisonnable adaptée aux circonstances.

   La politique devrait préciser que ces mesures sont déterminées en fonction de la situation et qu’elles doivent être réévaluées au besoin.

6. La prise en charge et l'enquête: La politique devrait expliquer comment l’employeur détermine la manière appropriée de traiter une plainte ou un signalement. Toutes les situations ne nécessitent pas nécessairement une enquête formelle. Une première analyse permet notamment de comprendre les faits rapportés, d’évaluer les risques immédiats, de déterminer si des mesures provisoires sont nécessaires et de choisir le mode d’intervention approprié. Lorsque la situation nécessite une enquête, celle-ci doit être menée de manière impartiale, rigoureuse et respectueuse des personnes concernées. Le processus devrait notamment prévoir la collecte des informations pertinentes, les rencontres avec la personne plaignante, la personne visée par les allégations et, lorsque nécessaire, les témoins, ainsi que l’examen des documents ou autres éléments de preuve pertinents. La politique peut également préciser les principes qui encadrent le processus, notamment le droit des personnes concernées d’être entendues, l’impartialité de la personne chargée de l’enquête et la nécessité de traiter les renseignements recueillis avec discrétion.

7. La confidentialité: La politique doit établir les règles applicables à la gestion des renseignements recueillis dans le cadre d’une plainte, d’un signalement ou d’une enquête. Les renseignements personnels doivent être communiqués uniquement aux personnes qui doivent en prendre connaissance pour assurer le traitement approprié de la situation ou pour respecter une obligation légale. Il est toutefois préférable d’éviter de présenter la confidentialité comme une garantie absolue. Dans certaines circonstances, l’employeur peut devoir communiquer certains renseignements, notamment pour permettre à une personne visée par des allégations de répondre aux faits qui lui sont reprochés, pour mener adéquatement une enquête ou lorsque la loi l’exige.

   La politique devrait donc expliquer à la fois l’importance de la confidentialité et ses limites, afin de ne pas créer auprès des employés une attente de confidentialité que l’employeur ne pourrait pas raisonnablement respecter.

   + La conservation des documents: Enfin, la politique doit prévoir les règles applicables à la conservation des documents liés à une plainte et au processus d’enquête. Les dossiers doivent être conservés de manière sécurisée et de façon à limiter l’accès aux personnes autorisées. La conservation peut notamment viser les plaintes et signalements reçus, les notes d’entrevue, les documents recueillis, les rapports d’enquête, les mesures prises et les communications pertinentes. Les documents doivent être conservés pendant la période prescrite par la loi, soit au moins deux ans, et leur accès doit être limité afin de protéger les renseignements personnels qu’ils contiennent. L’employeur doit être en mesure de documenter adéquatement la prise en charge de la situation et les mesures qui ont été prises à chaque étape.

4. Erreurs fréquentes dans la rédaction des clauses

Certaines formulations trop rigides ou trop générales peuvent limiter la marge de manœuvre de l’employeur et créer des attentes difficiles à respecter selon les circonstances. Parmi les erreurs courantes à éviter:

• Des délais trop stricts
  Prévoir qu’une enquête devra être complétée dans un délai fixe, par exemple 20 jours, peut s’avérer difficile à respecter lorsque la situation est complexe, que plusieurs personnes doivent être rencontrées ou que des éléments de preuve doivent être recueillis. Il est préférable de prévoir que les démarches seront entreprises et menées avec diligence, tout en précisant que les délais peuvent varier selon la nature et la complexité de la situation. La politique peut néanmoins prévoir un accusé de réception ou une première communication dans un délai raisonnable suivant la réception d’une plainte ou d’un signalement.

• Une promesse d’anonymat ou de confidentialité absolue
  Il faut éviter de garantir qu’une plainte ou un signalement demeurera entièrement anonyme ou confidentiel dans toutes les circonstances. Selon la nature de la situation et les démarches entreprises, certains renseignements peuvent devoir être communiqués aux personnes concernées afin de permettre une intervention adéquate et de respecter les droits des personnes visées, y compris les témoignages recueillis. La politique devrait plutôt expliquer les mesures prises pour protéger la confidentialité des renseignements recueillis, tout en précisant les limites applicables.

• Une enquête formelle pour chaque signalement
  Tous les signalements ne nécessitent pas automatiquement la tenue d’une enquête formelle. Une analyse préliminaire permet d’abord de comprendre la nature des faits rapportés et de déterminer le mode d’intervention approprié. Selon la situation, celui-ci peut notamment prendre la forme d’une rencontre de clarification, d’un rappel des attentes ou des règles applicables, d’une intervention de gestion ou, lorsque les circonstances le justifient, d’une enquête plus approfondie.

La mise à jour de votre politique de prévention est la pierre d'assise qui protège vos équipes et votre organisation face aux exigences de la loi. En appliquant les bonnes pratiques de rédaction et en vous préparant dès maintenant aux échéances de 2027 et 2028, vous vous assurez d'un milieu de travail sain et conforme.

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