Le devoir d’accommodement raisonnable: jusqu’où l’employeur doit-il aller?

Le fondement du devoir d’accommodement raisonnable : assurer l’égalité en emploi

Le devoir d’accommodement raisonnable découle du droit à l’égalité garanti par la Charte des droits et libertés de la personne (« Charte »), plus précisément les protections prévues à l’article 10, soit: la race, la couleur, le sexe, l’identité ou l’expression de genre, la grossesse, l’orientation sexuelle, l’état civil, l’âge, la religion, les convictions politiques, la langue, l’origine ethnique ou nationale, la condition sociale et le handicap.

Il vise à permettre à une personne de participer au milieu de travail et d’exercer ses fonctions dans des conditions équivalentes aux autres employés lorsqu’une règle, une pratique ou une exigence de l’organisation crée un obstacle en raison d’une des caractéristiques personnelles protégées par la Charte.

Selon les circonstances, l’accommodement peut prendre différentes formes. Il peut notamment nécessiter une modification temporaire de certaines tâches, un ajustement dans l’organisation du travail, l’ajout d’équipements adaptés ou encore une révision de l’application d’une règle qui, bien que neutre en apparence, entraîne un effet préjudiciable dans la situation particulière de l’employé. Il ne faut donc pas que ce soit vu comme un traitement privilégié d’un employé, car dans les faits, l’objectif est plutôt d’apporter les ajustements nécessaires afin de permettre à l’employé d’effectuer son travail tout en tenant compte de certaines réalités personnelles qui lui sont propres, et dont ses collègues n’ont pas à composer.

Les principaux critères du processus d’accommodement raisonnable

Dans la pratique, le processus d’accommodement débute généralement lorsqu’un employé porte à l’attention de son employeur une situation personnelle liée à un motif protégé par la Charte qui l’empêche, ou qui limite sa capacité, à exercer son travail conformément aux règles applicables ou aux exigences de son poste. Tout dépendant du motif invoqué et la nature de la demande, l’employé aura donc à fournir suffisamment d’information pour permettre à l’employeur de comprendre la nature de ses contraintes et d’évaluer les mesures qui pourraient être envisagées. Par exemple, lorsqu’une situation découle de l’état de santé ou de limitations fonctionnelles, l’employeur pourra demander les renseignements médicaux nécessaires (par ex., le pronostic et les limitations fonctionnelles en lien avec les tâches précises de l’employé) afin de comprendre les capacités de l’employé, ses limitations, la durée anticipée de celles-ci ainsi que les mesures pouvant favoriser son maintien au travail.

Le rôle de l’employeur n’est toutefois pas de simplement accepter ou refuser une mesure demandée par l’employé ou proposée par un professionnel de la santé. Il doit d’abord s’assurer qu’il dispose de l’information nécessaire pour procéder à une analyse éclairée. Lorsque les renseignements fournis sont insuffisants, imprécis ou ne permettent pas de comprendre les contraintes de l’employé et leurs impacts sur sa capacité à exercer ses fonctions, l’employeur pourrait alors demander des précisions additionnelles.

1- Le processus d’accommodement implique  des compromis, mais se limite à la contrainte excessive

L’accommodement raisonnable suppose, par sa nature même, qu’un employeur doive parfois adapter et changer certaines façons de faire. Il peut entraîner notamment des changements dans l’organisation du travail, une modification temporaire des tâches, une supervision plus accrue et un investissement en ressources. Le simple fait qu’une mesure d’accommodement entraîne des inconvénients ou perturbe certaines pratiques établies ne signifie pas qu’elle constitue une contrainte excessive.

L’erreur fréquente consiste donc à confondre une contrainte opérationnelle avec une contrainte excessive. La première fait partie intégrante du processus d’accommodement et doit être acceptée lorsque des solutions raisonnables existent. La seconde représente plutôt la limite juridique au-delà de laquelle l’employeur n’est plus tenu d’aller.

L’employeur devra notamment évaluer, qualifier et souvent même quantifier les conséquences réelles sur l’organisation, la sécurité, le fardeau financier, les ressources disponibles ainsi que la possibilité de maintenir une prestation de travail utile. Ainsi, une diminution temporaire de productivité, une réorganisation du travail ou un effort supplémentaire de supervision ne constituent pas automatiquement une contrainte excessive. La question est plutôt de savoir si ces impacts demeurent raisonnables ou s’ils atteignent un seuil où l’accommodement ne peut plus être maintenu sans imposer un fardeau démesuré à l’organisation.

Voici des exemples tirés de la jurisprudence, où l’employeur subissait une contrainte excessive après avoir mis en place plusieurs mesures pour accommoder l’employé, sans succès.

+ Dans l'affaire La Commission de la construction du Québec (CanLII 120958 (QC SAT)), l'employée ne pouvait plus effectuer une seule tâche simple (remplir des lettres types) sans une révision et une supervision de 100 % de son travail. Le tribunal a jugé qu'un employeur n'est pas tenu de payer deux personnes pour faire le travail d'une seule.

— Dans cette affaire, l'employée a sectionné un bloc de sécurité avec un massicot par inattention. L’arbitre a expliqué qu’une mesure d'accommodement qui compromet la sécurité de l'employé ou d'autrui constitue une contrainte excessive.

+ Dans l’affaire Provigo Québec inc. (CanLII 25755 (QC SAT)), l'employé mettait 6 heures pour faire une tâche qu'un collègue complétait en 1 heure (comme placer une palette de crème glacée). Le tribunal a reconnu que l'écart de productivité, combiné au besoin d'encadrement constant, dépassait les limites du raisonnable.

Qu’en est-il des absences prolongées? l’obligation d’accommodement n’impose pas le maintien indéfini du lien d’emploi

Une absence prolongée en raison d’une invalidité ne met pas automatiquement fin aux obligations de l’employeur. Celui-ci doit d’abord évaluer si des mesures d’accommodement peuvent permettre un retour au travail ou un maintien du lien d’emploi. Toutefois, l’obligation d’accommodement n’exige pas qu’un employeur conserve indéfiniment un poste vacant lorsque les perspectives de retour demeurent incertaines ou qu’aucun retour n’est raisonnablement prévisible. Dans ce contexte, l’analyse repose notamment sur la durée de l’absence, l’évolution de l’état de santé de l’employé, les informations médicales disponibles ainsi que le pronostic de retour au travail. L’employeur doit être en mesure de démontrer qu’il a agi de bonne foi et qu’il a considéré les possibilités raisonnables avant de conclure que le maintien du lien d’emploi entraînerait une contrainte excessive.

Par exemple, dans l’affaire CSD et Agropur (CanLII 37668 (QC SAT)), l’employeur avait attendu au-delà de la période de protection prévue à la convention collective avant de mettre fin au lien d’emploi. Le tribunal a notamment considéré les démarches effectuées par l’employeur, les informations médicales disponibles et le pronostic défavorable quant à un éventuel retour au travail. Il a conclu qu’un employeur n’a pas à attendre indéfiniment une possibilité de rétablissement qui demeure hypothétique. Il est également important de préciser que l’analyse de la décision de l’employeur doit se faire en fonction des informations dont il disposait au moment où la décision a été prise. Des améliorations subséquentes de l’état de santé de l’employé ne permettent pas nécessairement de conclure que la décision initiale était déraisonnable.

2- Le processus d’accommodement doit être individualisé

L’une des principales caractéristiques du devoir d’accommodement est qu’il exige une analyse propre à chaque situation. Une même règle ou une même limitation ne mènera pas nécessairement à la même réponse ou solution d’un employé à l’autre. L’employeur ne peut donc pas se limiter à appliquer mécaniquement ses politiques internes ou à invoquer qu’une règle est la même pour tous, par exemple en indiquant que le télétravail ne peut être permis pour quiconque, sans pouvoir justifier le « pourquoi » en démontrant un réel risque ou incompatibilité avec les opérations ou le poste par exemple. L’accommodement repose donc sur l’interaction entre les besoins particuliers de l’employé et les réalités concrètes de son emploi, voire même son dossier disciplinaire ou le fait qu’il soit sur un plan d’amélioration de la performance.

Cette obligation d’individualiser l’analyse ne signifie toutefois pas que l’employeur doit créer une solution entièrement sur mesure ou écarter complètement les règles de fonctionnement clés. Elle implique plutôt qu’il doit examiner sérieusement les options raisonnablement envisageables avant de conclure qu’une mesure n’est pas possible ou qu’elle entraînerait une contrainte excessive. Les tribunaux ont reconnu à maintes reprises que cette démarche va souvent nécessiter de sortir du cadre habituel d’organisation du travail. Dans certaines situations, un employeur devra envisager une modification temporaire des tâches, une réorganisation partielle du travail ou encore une affectation différente afin d’évaluer si une solution viable peut être mise en place.

Voici comment ces principes ont été appliqués dans les deux décisions susmentionnées:

CCQ: L'employeur a tenté d'accommoder l'employée sur une période de quatre ans en lui proposant successivement quatre types de postes différents (Agent d’assurance, Agent de bureau, Reprographie, Ressources Humaines) pour s'adapter à l'évolution de ses limitations neurocognitives.

Provigo: Plutôt que d'appliquer strictement la convention collective, l'employeur a créé un poste "sur mesure" (80 % de tâches d'aide-général et 20 % de commis d'épicerie) pour tester les capacités d'un employé vivant avec une déficience intellectuelle légère. Puisque le processus individualisé exige d'évaluer la personne selon ses propres capacités, dans cette affaire, l'employeur a modulé l'horaire de l'employé pour qu'il travaille spécifiquement avec un gérant capable de lui offrir un encadrement accru.

3- Le processus d’accommodement repose sur la collaboration de l’employé et l’employeur

Le devoir d’accommodement repose sur une démarche de collaboration entre l’employé, l’employeur et le syndicat, le cas échéant. L’employeur doit entreprendre une analyse sérieuse et rechercher des solutions raisonnables, mais l’employé doit également participer activement au processus en fournissant les informations pertinentes, en échangeant avec l’employeur et en considérant les mesures proposées. Ainsi, l’employé ne peut pas simplement exiger une mesure précise au motif qu’elle a déjà été accordée par le passé, qu’elle est plus commode, ou qu’elle a été recommandée par son professionnel de la santé. Un avis médical constitue un élément important de l’analyse, mais il ne détermine pas à lui seul l’issue du processus d’accommodement. L’employeur doit comprendre les limitations ou les besoins identifiés, mais il doit également évaluer comment ceux-ci peuvent être conciliés avec les exigences du poste, l’historique de l’employé et les réalités de l’organisation. 

La collaboration implique donc une certaine ouverture de part et d’autre. L’employé doit notamment être disposé à examiner des solutions alternatives, à fournir les renseignements nécessaires et à utiliser les moyens raisonnables mis à sa disposition pour favoriser son maintien au travail ou son retour. À titre d’exemple, un employé qui fournit un billet médical qui indique simplement « L’employé doit faire du télétravail en raison d’anxiété » ou encore « L’employé doit travailler selon un horaire de 3h par jour » sans aucune autre précision, ne peut pas exiger que l’employeur mette immédiatement en place ces mesures sans autre analyse.

Dans les décisions Provigo et CCQ, il a été déterminé que l’employé a manqué à son devoir de collaboration:

Refus d'information médicale (Provigo) : L'employé et sa famille ont refusé pendant des années de transmettre à l'employeur un rapport d'expertise neuropsychologique crucial. Le tribunal a souligné que ce manque de collaboration est un facteur majeur pour rejeter la plainte. Dans cette même affaire, on rappelle également que lorsqu’un rapport médical est vague, l'employeur a le droit d'exiger des précisions ou de demander une contre-expertise pour comprendre les limitations réelles. Dans cette décision, l’employeur a eu raison de douter du billet du médecin de famille qui affirmait sans preuve que l'employé pouvait occuper un poste en particulier.

Refus d'utiliser les outils fournis (CCQ) : L'employeur avait fourni des aide-mémoires, des notes et des formations simplifiées. L'employée refusait de s'y référer, préférant suivre sa propre méthode, ce qui menait à des erreurs répétées.

Qu’en est-t-il de l’employé qui demande un accommodement pour un autre motif?

L’une des premières erreurs commises par les employeurs est de traiter toute demande d’adaptation comme une demande d’accommodement. Or, toutes les situations nécessitant une certaine flexibilité ne relèvent pas nécessairement des droits de la personne. Qu’est-ce qui arrive si un employé demande une mesure pour un autre motif? Par exemple, un employé qui souhaite modifier son horaire afin de pouvoir chercher son enfant à la garderie à une heure préciser, ne soulève pas une question d’accommodement fondée sur la Charte.

L’employeur peut évidemment choisir d’être flexible ou d’analyser d’autres obligations applicables, mais cette situation ne constitue pas, en soi, un obstacle discriminatoire lié à un motif protégé. Cela ne signifie toutefois pas qu’un employeur peut ignorer toute demande provenant d’un employé ayant des responsabilités personnelles. Certaines protections peuvent exister en vertu d’autres dispositions législatives. Par exemple, une absence pour prendre soin d’un enfant malade est prévue par la Loi sur les normes du travail, et une mesure de représailles liée à l’exercice d’un tel droit pourrait soulever une question distincte, notamment en matière de pratique interdite.

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Enfin, l’accommodement raisonnable exige une analyse rigoureuse, de la créativité, une certaine souplesse et une réelle collaboration entre les parties. Il ne s’agit toutefois pas d’un droit à une solution précise, prédéterminée ni d’une obligation pour l’employeur de mettre de côté les exigences essentielles du poste ou le fonctionnement de son organisation. En suivant un processus structuré, en recueillant l’information nécessaire, en évaluant les solutions possibles et en documentant les démarches effectuées, l’employeur est mieux en mesure de respecter son obligation d’accommodement tout en identifiant les limites raisonnables de celle-ci. L’objectif demeure de trouver un équilibre entre le droit de l’employé à une adaptation nécessaire et la capacité de l’organisation à maintenir une prestation de travail efficace et viable.