Travailleur autonome au Québec : les erreurs communes qui peuvent transformer un contrat de service en relation d’emploi
Un contrat de service ne garantit pas automatiquement le statut de travailleur autonome
Pour de nombreuses organisations, le recours à des travailleurs autonomes représente une solution flexible permettant de répondre à des besoins ponctuels ou d’obtenir une expertise spécialisée, en évitant les contraintes et engagements liés à une relation d’emploi traditionnelle. Il est donc fréquent qu’une entreprise conclue un contrat de service en croyant que cette seule démarche suffit à confirmer le statut de travailleur autonome. Or, en droit québécois, la qualification de ce statut ne dépend pas seulement du titre donné dans le contrat ou de l’intention exprimée par les parties. Même lorsqu’un document prévoit clairement qu’aucun lien d’emploi n’existe et que les parties reconnaissent qu’ils ne sont assujettis à aucune loi applicable à une relation de travail, ces termes ne lient pas les tribunaux.
Le contrat demeure tout de même un élément pertinent, mais il ne constitue qu’une partie de l’analyse. En cas de plainte ou recours par le travailleur, les tribunaux examineront essentiellement la manière dont les parties se comportent au quotidien pour vérifier si cette réalité correspond véritablement au statut choisi. Une mauvaise qualification peut entraîner des conséquences importantes pour l’organisation, notamment une requalification du contrat et conséquemment l’ouverture à des recours réservés aux salariés, l’application des normes du travail, le paiement rétroactif des retenues à la source, l’assujettissement à différents régimes publics, notamment en cas de maladie ou d’accident de travail.
C’est pourquoi il est essentiel de comprendre les critères utilisés par les tribunaux avant de décider qu’une personne exercera ses fonctions comme travailleur autonome.
Le contrat est un point de départ, mais ses termes doivent correspondre à la réalité de la relation
Il n’est pas rare qu’une relation débute comme un véritable contrat de service, puis évolue graduellement vers une relation d’emploi. Au fil des mois, l’entreprise commence à imposer davantage de directives, intègre la personne à ses équipes, lui accorde certains avantages normalement réservés aux employés ou exerce un contrôle plus important sur l’exécution du travail. Sans que les parties s’en rendent compte, la réalité finit par s’éloigner du contrat signé.
La véritable question que se posent les tribunaux
Le Code civil du Québec prévoit qu’un contrat de travail repose essentiellement sur trois éléments:
1) une prestation de travail;
2) une rémunération; et
3) un lien de subordination.
Dans la majorité des dossiers, les deux premiers critères ne soulèvent que très peu de difficultés. C’est presque toujours l’existence, ou non, d’un lien de subordination qui devient l’élément déterminant.
Les principaux éléments analysés par les tribunaux
Pour qualifier une relation de travail, les tribunaux s’appuient sur un faisceau d'indices qui servent de guides dans leur analyse. Il est toutefois crucial de comprendre qu'il n'existe pas de nombre minimal de critères à remplir ni de combinaison spécifique requise pour conclure au statut de travailleur indépendant puisque chaque situation constitue un cas d'espèce. Bien que cet ensemble d'éléments permette de dresser un portrait de la relation, certains facteurs peuvent peser plus lourd que d'autres selon le contexte.
Voici les principaux éléments qui reviennent le plus souvent dans cette analyse, rappelés par le tribunal dans l’affaire Réno Cuisine Québec inc., 2020 QCTAT 3839.
+ Les outils et les ressources utilisées
L’utilisation des outils de l’entreprise est également un facteur analysé par les tribunaux. Dans certains secteurs, il est normal qu’un travailleur autonome utilise un logiciel spécialisé ou certains équipements appartenant à son client et ces exigences découlent normalement d’obligations de l’entreprise en matière de sécurité ou de conformité. En revanche, lorsqu’une personne utilise principalement le bureau de l’entreprise, son ordinateur, son téléphone, son adresse courriel, son matériel et l’ensemble de ses ressources, sans véritable investissement personnel, elle apparaît davantage intégrée à l’organisation qu’à la tête de sa propre entreprise.
+ Les risques de pertes et de gains financiers
L’une des caractéristiques reconnues au travailleur autonome est qu’il assume normalement un risque entrepreneurial. Contrairement au salarié, dont la rémunération est presque toujours prévisible, il peut réaliser un bénéfice plus important lorsque son entreprise est performante, mais il peut également subir des pertes. Les tribunaux examineront notamment si la personne investit dans son entreprise, supporte certaines dépenses, corrige des erreurs à ses frais ou peut devoir assumer les conséquences financières d’une mauvaise estimation de son mandat. À l’inverse, une personne qui reçoit une rémunération stable, peu importe le temps investi ou les résultats obtenus, sans assumer de risques financiers, présente davantage les caractéristiques d’un salarié, mais ceci dépendra toujours du contexte particulier de l’entreprise et de la nature du service fourni.
+ Le mode de rémunération
La façon dont une personne est rémunérée constitue également un indice déterminant. Les tribunaux ne s’arrêtent pas uniquement au fait qu’une facture est émise ou qu’aucune retenue à la source n’est effectuée. Ils examinent également la structure globale de la rémunération. Certaines entreprises offrent progressivement à leurs travailleurs autonomes des avantages habituellement réservés aux salariés, par souci d’équité et de fidélisation. On peut notamment penser aux bonis discrétionnaires et de performance, aux assurances collectives, à un régime de retraite, à une banque de congés, à des vacances rémunérées ou encore au remboursement de dépenses personnelles. Bien que ces pratiques puissent sembler avantageuses ou même témoigner d’une bonne relation d’affaires, elles vont à la fois constituer des indices importants démontrant que la personne est traitée, dans les faits, comme un membre du personnel plutôt que comme un entrepreneur indépendant.
+ La clientèle et la dépendance économique
Un véritable entrepreneur développe normalement sa propre clientèle. Il demeure libre d’accepter différents mandats, de faire connaître ses services et d’organiser le développement de ses activités comme il l’entend. Lorsqu’une personne travaille exclusivement pour une seule organisation pendant plusieurs années, qu’elle ne recherche aucun autre client et que la totalité de ses revenus provient essentiellement du même donneur d’ouvrage, les tribunaux peuvent s’interroger sur l’existence d’une véritable autonomie économique. Cela ne signifie pas qu’un travailleur autonome doive obligatoirement avoir plusieurs clients en permanence; il est normal que certains mandats puissent occuper légitimement une grande partie de son temps pendant une longue période de temps, mais ce qui importe est de déterminer si cette exclusivité découle d’un choix entrepreneurial ou d’une dépendance créée par la relation.
+ L’exécution personnelle du mandat
En règle générale, un entrepreneur conserve une certaine liberté quant à la façon dont il exécute son mandat. Selon la nature des services, il peut parfois confier certaines tâches à un associé, à un employé ou à un sous-traitant, mais il existe plusieurs exceptions à cette règle. Dans certaines professions, le client retient précisément les services d’une personne en raison de son expertise ou de sa réputation. Par exemple, exiger qu’un avocat, un ingénieur ou un consultant spécialisé réalise personnellement son mandat ne transforme pas automatiquement la relation en contrat de travail. Comme plusieurs autres critères, cet élément doit donc toujours être interprété dans son contexte.
+ L’existence de directives et instructions
Un véritable travailleur autonome demeure généralement maître de son organisation. Il est parfaitement normal qu’une entreprise définisse les objectifs d’un mandat et les échéances à respecter. Après tout, un client demeure libre d’exiger que les services soient rendus conformément à ses attentes. La distinction apparaît quand l’entreprise commence à dicter la manière dont le service doit être exécuté. Par exemple, imposer des méthodes de travail, exiger des approbations avant chaque décision, corriger la façon de travailler ou intervenir dans les choix opérationnels. À l’inverse, certaines exigences demeurent compatibles avec le statut de travailleur autonome. Une entreprise peut notamment imposer des règles relatives à la confidentialité, à la cybersécurité, à la protection des renseignements personnels ou d’autres obligations légales, qui peuvent raisonnablement être applicables à toute personne ayant accès aux lieux ou propriété matérielle ou intellectuelle de l’entreprise.
+ L’exercice d’un pouvoir disciplinaire
Le même raisonnement s’applique au pouvoir disciplinaire. Lorsqu’une personne reçoit des avertissements, des mesures correctives, est invitée à des rencontres disciplinaires ou est assujettie aux mêmes règles internes que les employés, la relation s’éloigne du contrat de service. Un salarié serait discipliné pour un manquement, alors qu’un comportement fautif d’un travailleur autonome est géré différemment, par exemple par la résiliation du contrat et/ou l’octroi de dommages. La différence réside donc dans le fait que les règles encadrent la prestation de services plutôt que le comportement de la personne comme s’il s’agissait d’un salarié.
+ La supervision du travail et l’évaluation du rendement
Un client est en droit de vérifier si les services convenus sont rendus conformément au contrat. Il peut demander des suivis et s’assurer que le mandat progresse adéquatement. Ceci dit, il ne faut pas que cela se transforme en supervision quotidienne, que le travailleur doive rendre compte constamment de ses activités et son progrès, participer à des rencontres de gestion, faire l’objet d’une évaluation annuelle, être soumis à des objectifs de performance ou encore être placé sur un plan d’amélioration de la performance.
+ L’horaire de travail et les absences
Le travailleur autonome dispose normalement d’une grande autonomie dans l’organisation de son temps, puisque ce qui importe c’est le respect des livrables dans les échéances convenues avec le client et non pas le temps passé devant un ordinateur ou dans un bureau, ou encore les heures précises de disponibilité ou de travail. Certaines contraintes peuvent néanmoins être justifiables, comme, par exemple, un consultant qui doit être présent lors d’une réunion qui concerne son mandate, un formateur qui doit intervenir à une heure précise et un entraîneur qui doit offrir ses cours pendant les heures d’ouverture d’un établissement. En revanche, lorsque l’entreprise impose un horaire quotidien, surveille les retards et absences, ou exige une autorisation préalable ou le respect de politiques internes sur les présences, cela constituera un indice très important de l’existence d’un lien de subordination.
+ L’intégration au sein de l’organisation
Les tribunaux examineront également le degré d’intégration du travailleur à l’organisation. Participer à une réunion liée au mandat ou suivre une formation sur la cybersécurité par exemple ne signifie pas nécessairement qu’il existe une intégration de l’individu. En revanche, il serait difficile de soutenir qu’une personne agit à titre de travailleur indépendant, si par exemple elle doit participer à un « onboarding », aux réunions d’équipe, apparaît dans l’organigramme, possède une adresse courriel de l’entreprise, est présentée aux clients comme un membre du personnel, possède un bureau physique à temps plein au sein de l’établissement de l’entreprise, participe à ses activités sociales ou est intégrée à son fonctionnement quotidien.
À la loupe des tribunaux…
En ce qui concerne le lien de subordination, la Cour d’appel a précisé dans la décision Dicom Express inc. c. Paiement 2009 QCCA 611 que « La subordination ne sera pas la même et surtout ne s’exercera pas de la même façon selon le niveau hiérarchique de l’employé, l’étendue de ses compétences, la complexité et l’amplitude des tâches qui lui sont confiées, la nature du produit ou du service offert, le contexte dans lequel la fonction est exercée », et a ajouté que « L’examen de chaque situation reste individuel et l’analyse doit être faite dans une perspective globale. »
Lorsqu’une organisation fait appel à des travailleurs autonomes, certaines pratiques permettent de réduire les risques liés à une requalification :
LES PIÈGES À ÉVITER ET LES BONNES PRATIQUES À METTRE EN PLACE
+ Éviter les modèles génériques ou les contrats rédigés sans analyse juridique. De nombreuses entreprises utilisent des modèles trouvés en ligne ou générés par des plateformes d’intelligence artificielle qui reproduisent des clauses standard sans tenir compte des nuances du droit québécois et des critères retenus par les tribunaux. Votre contrat doit être adapté au mandat, expliquer certaines conditions particulières lorsque cela est pertinent et demeurer cohérent avec la manière dont la relation sera réellement gérée, parce que simplement répéter que les parties reconnaissent qu’aucune relation d’emploi n’est créé et qu’aucun lien de subordination n’existe, ne suffit pas.
+ Prévoir des clauses adaptées à la véritable nature du mandat. Les entreprises ont souvent tendance à croire que pour que le contrat de service soit solide, il doit contenir le plus grand nombre de protections en leur faveur ou répéter sous différentes clauses qu’aucun lien d’emploi n’existe entre les parties. Or, dans ce type de contrat, cette approche peut être contre-productive! Un contrat de service bien rédigé doit avant tout refléter l’autonomie du travailleur et les éléments qui distinguent cette relation d’un contrat de travail, notamment en précisant, lorsque applicable, l’absence d’exclusivité, la liberté d’accepter d’autres mandats, la responsabilité de gérer ses propres activités et méthodes de travail, la conservation de sa propriété intellectuelle, etc.
+ Expliquer dans les clauses du contrats certaines conditions qui pourraient autrement être mal interprétées. Par exemple, lorsqu’une présence à certaines heures est nécessaire, lorsqu’un accès aux systèmes informatiques de l’entreprise est requis ou lorsqu’une politique particulière doit être suivie, il peut être utile de préciser le contexte et la raison de cette exigence afin de démontrer qu’elle vise l’exécution du mandat ou des responsabilités qui émanent d’un ordre professionnel par exemple et non la gestion quotidienne d’un employé.
+ Il est très fréquent qu’une entreprise et un employé conviennent, d’un accord mutuel, de poursuivre leur collaboration sous la forme d’un contrat de service et de couper la relation d’emploi. Or, le simple fait de qualifier désormais la personne de « travailleur autonome » ne transforme pas automatiquement la nature juridique de la relation. Si les responsabilités, le niveau d’autonomie, les attentes de l’entreprise et les conditions d’exécution du mandat demeurent essentiellement les mêmes, les tribunaux pourront conclure qu’il s’agit toujours d’une relation d’emploi. Cette transition devrait donc être accompagnée d’un nouveau contrat adapté à cette réalité, ainsi que d’une révision des pratiques de gestion afin qu’elles soient cohérentes avec le nouveau statut.
— Il est tout aussi important de bien documenter cette transition. Si les parties mettent fin, d’un commun accord, à la relation d’emploi pour entreprendre une nouvelle relation contractuelle, cette fin d’emploi devrait être clairement constatée. Il peut notamment être opportun de confirmer par écrit que les parties ont convenu de mettre fin à la relation d’emploi, de produire le relevé d’emploi et payer toutes les sommes dues, puis de mettre en place une nouvelle relation contractuelle distincte. À défaut, l’absence de démarcation claire entre les deux relations peut constituer un élément supplémentaire dont les tribunaux tiendront compte pour conclure que la relation d’emploi ne s’est jamais réellement terminée.
En somme, la distinction entre salarié et entrepreneur indépendant dépasse largement le cadre d'un simple montage contractuel ou d'une optimisation fiscale. Demandez-vous tout d’abord cette question : Est-ce que vous recherchez un partenaire d'affaires autonome qui assume ses propres risques, ou un talent dont vous souhaitez conserver la pleine direction? Un entrepreneur indépendant vous apporte une solution et un support précis, alors qu’un employé s'intègre complètement à votre entreprise et travaille sous votre autorité. Si l'annulation d'un contrat fait en sorte que le travailleur « disparaîtrait » en tant qu'entrepreneur, c'est le signe qu'il n'est qu'un salarié déguisé. Un entrepreneur doit avoir une existence économique qui dépasse le cadre d'un contrat unique.
Pour toute question concernant la nature d’une relation contractuelle, la rédaction d’un contrat ou l’évaluation de vos pratiques actuelles, n’hésitez pas à communiquer avec notre équipe afin d’obtenir un accompagnement adapté à votre situation.